Quittances de loyer, contrat d’assurance ou de prêt immobilier, factures, bulletins de salaire… Les documents de la vie courante sont nombreux. Savez-vous que la durée minimale de conservation de ces papiers varie selon leur nature, la législation en vigueur ou l’usage auquel ils sont destinés ?Tour d’horizon des délais de conservation.
Pourquoi devez-vous conserver vos papiers personnels ?
La conservation des documents personnels a pour objectif de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature du document ainsi que la législation ou l’usage auquel il est destiné.
Certains documents administratifs doivent être conservés à vie, d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation.
Notez que les délais indiqués dans cet article sont des durées durant lesquelles il est recommandé de conserver vos documents. Vous pouvez tout à fait les garder plus longtemps.
Combien de temps conserver vos documents ?
Les documents liés à votre situation familiale et à la scolarité
Les documents liés aux questions familiales doivent la plupart du temps être conservés de façon permanente. C’est notamment le cas pour :
• les actes d’état civil (copies intégrales et extraits),
• les jugements de divorce ou d’adoption,
• les contrats de mariage et les conventions de Pacs,
• les livrets de famille,
• les diplômes,
• les examens médicaux (par exemple : radiographie).
Les documents relatifs à votre assurance et votre banque
En matière d’assurance, les quittances, avis d’échéance et courriers de résiliation doivent être conservés au moins deux ans à compter de la date du document, de même que vos contrats d’assurance.
Pour ce qui est des documents liés à votre banque, les chèques doivent être encaissés dans un délai maximum d’un an et huit jours.
Les relevés de compte et talons de chèques sont à garder cinq ans.
Les tickets de carte bancaire (paiement et retrait) sont à converser jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant.
Vos factures
Les factures d’électricité et de gaz ainsi que les factures d’eau doivent être conservées cinq ans, ce qui correspond au délai pour contester une facture auprès de votre fournisseur.
Il est conseillé de garder vos factures de téléphone fixe et mobile et celles d’abonnement internet au moins un an.
Quant aux factures de vos appareils électroménagers (lave-vaisselle, réfrigérateur, téléviseur), il est recommandé de les conserver au moins jusqu’à la fin de la garantie. Il en est de même pour les certificats de garantie.
Concernant les documents liés à la santé, les factures provenant d’un hôpital public doivent être conservées quatre ans, et deux ans pour celles d’un établissement privé. Quant au relevé de remboursement d’assurance maladie et maternité, il est recommandé de le garder au minimum deux ans.
Les documents liés à votre logement
Les preuves du paiement des charges de copropriété, les correspondances avec le syndic et les procès-verbaux des assemblées générales de copropriété doivent être conservés cinq ans.
Les quittances de loyer, contrats de location et les états des lieux doivent être conservés trois ans après la durée de la location. Ces délais s’appliquent aux logements loués vides comme meublés.
Un acte de vente (ou titre de propriété) doit quant à lui être gardé de manière permanente.
Les documents relatifs à votre activité professionnelle
Les bulletins de salaire, contrats de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Les attestations France Travail (ex-Pôle emploi) doivent être conservées deux ans à partir de la date d’inscription comme demandeur d’emploi.
Un solde de tout compte, un justificatif de versement d’allocations chômage ou une note de frais doivent être conservés trois ans. Ces documents sont utiles dans le cadre du calcul des droits à la retraite.
A noter :
Pour les particuliers employeurs, les bulletins de paie du salarié, le contrat de travail et, le cas échéant, la déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie doivent être conservés cinq ans.
Les autres documents, comme la comptabilisation des horaires du salarié ou l’attestation fiscale, doivent être conservés trois ans.
Les documents liés à vos impôts
Vos déclarations de revenus, avis d’imposition et justificatifs utilisés dans le cadre de votre imposition doivent être conservés trois ans à compter de l’année qui suit l’année d’imposition.
Les avis d’impôts locaux (taxe foncière et taxe d’habitation sur les résidences secondaires) doivent être conservés un an.
La durée de conservation des documents liés à votre entreprise
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir de l’un des moments suivants :
• Dernière opération mentionnée sur les livres ou registres
• Date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : les éléments concernant les revenus de 2018, déclarés en 2019, doivent être conservés jusqu’à fin 2024.
Tableau récapitulatif de la durée de conservation des Documents fiscaux
| Type d’impôt | Durée de conservation |
|---|---|
| Impôt sur le revenu (IR) et sur les sociétés (IS) | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, etc.) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, etc.) | 6 ans |
Attention
Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
Pour les documents sociaux liés à votre société commerciale
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| • Registre de titres nominatifs • Registre des mouvements de titres • Ordre de mouvement • Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration |
5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Pour la gestion du personnel
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou électronique) | Le double du bulletin de salaire est conservé pendant 5 ans par l’employeur. L’employeur garantit la disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans. |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| • Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail • Vérification et contrôle du comité social et économique (CSE) |
5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Sous quelle forme conserver vos documents personnels ?
Vous hésitez entre le support papier ou numérique pour conserver vos documents ? Vous vous demandez si les deux supports ont la même valeur ?
Tout dépend de la manière dont le document vous est transmis :
• s’il vous est transmis au format numérique (par le biais d’un courrier électronique ou en téléchargement sur un site internet), vous pouvez le conserver dans un format identique,
• en revanche, si le document vous est transmis au format papier (remis en main propre ou adressé par courrier), conservez l’original. En le scannant, la version numérisée a valeur de copie, alors que l’original peut vous être demandé ultérieurement.
Aussi, les contribuables qui le souhaitent peuvent numériser leurs factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).
Med venlig hilsen / Kind regards
Cabinet Nicolas BRAHIN
Advokatfirma i NICE, Lawyers in NIC
Camilla Nissen MICHELIS
Assistante – Traductrice
1, Rue Louis Gassin – 06300 NICE (FRANCE)
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