Квитанции об аренде, договор страхования или ипотечного кредита, платежные документы. Документы повседневной жизни многочисленны. Знаете ли вы, что минимальный срок хранения этих документов зависит от их вида, действующего законодательства или цели их использования?
Обзор сроков хранения документов
Зачем нужно хранить личные документы?
Хранение документов имеет целью подтверждение существования права или выполнения обязательства. Сроки хранения варьируются в зависимости от природы документа, а также действующего законодательства и цели его предполагаемого использования.
Некоторые административные документы необходимо хранить пожизненно, для других установлены более короткие сроки хранения, установленные нормативными актами.
Обратите внимание, что указанные в этой статье сроки являются рекомендуемыми сроками хранения ваших документов. Вы, безусловно, можете хранить их дольше.
Как долго следует хранить документы?
Документы, касающиеся вашей семейной ситуации и образования.
Документы, касающиеся семейных дел, как правило, следует хранить постоянно. Это особенно важно для:
• записи актов гражданского состояния (полные копии и выдержки),
• решения о разводе или усыновлении,
• брачные контракты и соглашения о гражданском партнерстве,
• семейные архивные книги,
• дипломы,
• медицинские осмотры (например, рентгеновский снимок).
Документы, касающиеся вашей страховки и вашего банка.
В сфере страхования квитанции, уведомления о сроках оплаты и письма о расторжении договора следует хранить как минимум два года с даты документа, так же как и ваши страховые договоры.
Что касается документов, связанных с вашим банком, чеки должны быть инкассированны в течение максимум одного года и восьми дней.
Выписки по счетам и квитанции об оплате следует хранить в течение пяти лет.
Банковские чеки (о платежах и снятии средств) следует хранить до получения выписки по счету с указанием соответствующего баланса.
Ваши счета
Счета за электричество и газ, а также счета за воду следует хранить пять лет, что соответствует сроку, в течение которого можно оспорить счет у поставщика.
Рекомендуется хранить счета за стационарный и мобильный телефон, а также за интернет-абонемент как минимум один год.
Что касается счетов за бытовую технику (посудомоечная машина, холодильник, телевизор), рекомендуется хранить их по крайней мере до окончания срока гарантии. То же самое относится к сертификатам гарантии.
Что касается документов, связанных со здоровьем, счета из государственных больниц следует хранить четыре года, а из частных — два года. Что касается выписок по возмещению расходов по медицинскому и акушерскому страхованию, рекомендуется хранить их не менее двух лет.
Документы, связанные со здоровьем
Подтверждения оплаты коммунальных услуг, переписка с управляющей компанией и протоколы общих собраний жильцов следует хранить пять лет.
Квитанции об оплате аренды, договоры аренды и акты осмотра состояния недвижимости должны храниться в течение трех лет после окончания срока аренды. Это относится как к меблированным, так и к немеблированным квартирам.
Договор купли-продажи (или свидетельство о праве собственности) должен храниться постоянно.Документы, относящиеся к вашей профессиональной деятельности.
Документы, относящиеся к вашей профессиональной деятельности.
Платежные ведомости, трудовые договоры и справки о работе следует хранить до выхода на пенсию. Справки France Travail (ранее Pôle emploi) необходимо хранить в течение двух лет с даты регистрации в качестве соискателя работы.
Расчетные документы, подтверждение выплаты пособия по безработице или отчет о расходах следует хранить три года. Эти документы важны для расчета пенсионных прав.
Примечание:
Для частных работодателей платежные ведомости сотрудников, трудовой договор, и, при необходимости, заявление о производственной травме в кассу обязательного медицинского страхования следует хранить пять лет.
Другие документы, такие как табели учета рабочего времени сотрудников или налоговые справки, необходимо хранить в течение трех лет.
Документы, относящиеся к вашим налогам
Ваши налоговые декларации, налоговые уведомления и подтверждающие документы, использованные при налогообложении, следует хранить три года с года, следующего за годом налогообложения.
Уведомления о местных налогах (налог на имущество и налог на недвижимость для второго жилья) необходимо хранить в течение одного года.
Срок хранения документов, относящихся к вашей компании:
Книги, реестры, документы или записи, в отношении которых администрация может осуществлять свои права на общение, расследование и контроль, должны храниться в течение 6 лет.
Этот период начинается с одного из следующих моментов:
• Последняя транзакция, зафиксированная в книгах или регистрах.
• Дата создания документов или предметов.
Пример: информация о доходах за 2018 год, задекларированная в 2019 году, должна храниться до конца 2024 года.
Сводная таблица сроков хранения налоговых документов
| Вид налога | Срок хранения |
|---|---|
| Подоходный налог (IR) и налог на прибыль корпораций (IS) | 6 лет |
| Промышленная и коммерческая прибыль (BIC), некоммерческая прибыль (BNC) и сельскохозяйственная прибыль (BA) в рамках режима фактической прибыли | 6 лет |
| Корпоративные налоги для индивидуальных предпринимателей, обществ с ограниченной ответственностью (фермерских хозяйств, компаний, занимающихся профессиональной деятельностью). | 6 лет |
| Местные прямые налоги (налоги на имущество и т. д.) | 6 лет |
| Налог на коммерческую недвижимость (CFE) и CVAE | 6 лет |
| Налоги с оборота (TVA и связанные с ним налоги, налог на развлечения, налог на страховые контракты и т. д.) | 6 лет |
Внимание
Сроки давности продлеваются до 10 лет в случае незадекларированной деятельности (например, налоговое мошенничество, незадекларированная работа, недекларирование, незаконная деятельность).
Документы, савязанные с социальными вопросами вашей коммерческой компании:
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Годовая финансовая отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, примечания…). | 10 лет с момента окончания финансового года |
| Устав компании, (GIE) или ассоциации (при необходимости, внесение поправок в устав). | 5 лет с момента утраты правосубъектности (или исключения из RCS). |
| Соглашение о слиянии и другие документы, касающиеся деятельности компании (+ документы поглощаемой компании) | 5 лет |
| Реестр именных акций Реестр движения акций Приказы о движении акций Журнал протоколов заседаний и заседаний совета директоров |
5 лет с момента окончания их использования |
| Лист учета посещаемости и доверенности | 3 финансовых года (отчетных периода ) |
| Отчет от управляющего или совета директоров | 3 финансовых года (отчетных периода ) |
| Отчет аудиторов | 3 финансовых года (отчетных периода ) |
Для управления персоналом:
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Расчетный лист (бумажный или электронный) | Работодатель хранит копию расчетного листа в течение 5 лет. Работодатель гарантирует доступность расчетного листа в электронном формате в течение 50 лет или до достижения работником возраста 75 лет. |
| Единый реестр персонала | 5 лет с момента увольнения сотрудника |
| Документ, касающийся трудовых договоров, компенсаций, расчетов по окончании трудового периода, пенсионных схем или предписания инспекции труда |
5 лет |
| Документ, касающийся взносов на социальное обеспечение и налога на заработную плату. | 3 года |
| Учет рабочих дней сотрудников, работающих по трудовому договору с фиксированной ставкой. | 3 года |
| Учет рабочего времени сотрудников, часов дежурства и их заработной платы. | 1 год |
| • Замечание или официальное уведомление от инспекции труда. • Проверка и контроль деятельности социально-экономического комитета (CSE) |
5 лет |
| Заявление о несчастном случае на производстве в основной фонд медицинского страхования. | 5 лет |
В каком формате следует хранить личные документы?
Вы сомневаетесь между бумажным и цифровым хранением документов? Вас интересует, имеют ли оба формата одинаковую ценность?
Всё зависит от того, как вам будет отправлен документ:
• Если вам его прислали в цифровом формате (по электронной почте или скачали с веб-сайта), вы можете сохранить его в том же формате.
• Однако, если документ вам прислали в бумажном виде (вручили лично или по почте), сохраните оригинал. Сканирование создаст цифровую копию, тогда как оригинал может быть запрошен позже.
Кроме того, налогоплательщики, желающие это сделать, могут сканировать свои бумажные счета-фактуры сразу после их отправки или получения и хранить их в электронном виде до окончания срока хранения налоговой отчетности (шесть лет).
Med venlig hilsen / Kind regards
Cabinet Nicolas BRAHIN
Advokatfirma i NICE, Lawyers in NIC
Camilla Nissen MICHELIS
Assistante — Traductrice
1, Rue Louis Gassin — 06300 NICE (FRANCE)
Tel : +33 493 830 876 / Fax : +33 493 181 437
Camilla.nissen.michelis@brahin-avocats.com www.brahin-avocats.com
